Offre d'emploi : Coordinateur administratif - Région du Grand Toronto

Le Centre consultatif des relations juives et israéliennes CIJA) est un organisme non partisan et à but non lucratif qui se consacre à l'amélioration de la qualité de vie des communautés juives au Canada par le biais de la défense des intérêts. En tant qu'organisme axé sur sa mission, le CIJA met en synergie la force d'un réseau national solide et les initiatives régionales menées dans chaque province canadienne. Notre équipe apporte son soutien en matière de défense des intérêts aux communautés juives et pro-israéliennes à travers tout le pays.

Aperçu du poste

Le poste de coordinateur administratif apporte un soutien administratif et opérationnel à l'équipe de la région du Grand Toronto (GTA) dans tous les aspects du travail du CIJA. Le titulaire de ce poste soutient les initiatives d'engagement communautaire, coordonne les activités de plaidoyer, gère le fonctionnement des bureaux et assiste la direction dans les domaines de la communication, de la gestion des agendas et des relations avec les parties prenantes. Le candidat idéal est très organisé, méticuleux, fait preuve d'initiative et se passionne pour le travail dans le secteur associatif et communautaire.

Principales responsabilités

Soutien administratif

• Organiser tous les aspects des conférences téléphoniques, des réunions virtuelles, des réunions hors site et des événements spéciaux pour le vice-président principal chargé de l'engagement communautaire et le vice-président pour l'Ontario.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion, la correspondance, les rapports, les présentations PowerPoint et tout autre document.
• Gérer et tenir à jour les agendas de plusieurs cadres supérieurs.
• Organiser les modalités de déplacement, notamment les vols (par l'intermédiaire du responsable des voyages interne) et les réservations d'hôtel, pour le personnel et les membres de l'équipe.
• Assurer la liaison avec le service comptable pour les factures, les demandes de chèques, les notes de frais et les tâches administratives financières connexes.
• Créer et mettre à jour des listes de contacts à l'aide de NationBuilder et d'autres plateformes de bases de données.
• Aider au suivi des activités de plaidoyer, des actions à mener par l'équipe et des tâches de suivi afin d'assurer leur réalisation dans les délais impartis.

Assistance technique, opérationnelle et administrative

• Assurer le soutien administratif général du bureau, notamment en assurant l'accueil, en commandant les fournitures de bureau et en entretenant les espaces de stockage, les zones de fournitures et le matériel de bureau. Résoudre les problèmes techniques courants liés aux imprimantes, aux téléphones et au matériel informatique.
• Assurer la liaison avec l'équipe technique du Lipa Green Centre, le service de sécurité, le service d'entretien et le service aux locataires.
• Aider à la coordination administrative afin d'assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.
• Accomplir toute autre tâche ou assumer toute autre responsabilité connexe confiée par l'employeur.

Qualifications et compétences

• Une expérience préalable dans un poste d'assistance administrative est INDISPENSABLE.
• Une expérience préalable au sein d'une organisation à but non lucratif, d'une association de défense des droits ou d'une organisation d'engagement communautaire constitue un atout.
• De solides compétences en communication écrite et orale ainsi qu'un sens aigu du détail sont indispensables.
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de multitâche et de gestion du temps.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Une expérience dans l'utilisation de bases de données telles que NationBuilder ou de plateformes CRM similaires est un atout.
• Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois et à trouver des solutions dans un environnement dynamique.
• De solides compétences relationnelles et la capacité à collaborer avec des équipes et des parties prenantes issues de divers horizons.
• Capacité à faire preuve de discrétion et à respecter la confidentialité.
• Une passion pour la défense des intérêts communautaires, le travail dans le secteur associatif et l'engagement communautaire.
• Diplôme ou licence en sciences sociales, administration publique, communication, gestion des organisations à but non lucratif, administration de bureau ou dans un domaine connexe est apprécié.

Critères souhaités

• Esprit d'initiative et approche proactive du travail.
• Flexible et capable de s'adapter à l'évolution des priorités.
• De solides compétences en matière de service à la clientèle et de gestion des relations.
• À l'aise pour travailler de manière autonome et au sein d'une équipe.
• Une expérience et un soutien dans les questions qui préoccupent la communauté juive du Canada.

Conditions de travail

• Situé dans nos bureaux de Toronto.
• Environnement de travail hybride (facultatif/selon la politique de l'entreprise).
• Des événements ponctuels en soirée ou le week-end.
• Participer aux événements communautaires et représenter l'organisation de manière professionnelle lorsque cela est nécessaire.
• Il se peut que vous deviez vous déplacer localement pour assister à des réunions et participer à des activités de sensibilisation au sein de la communauté.

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à envoyer une lettre de motivation et leur CV à [email protected]. Veuillez noter que les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés. Merci de ne pas vous présenter sur place ni d'appeler par téléphone. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 17 juin 2026.

[embedPDF url="https://assets.nationbuilder.com/cija/pages/22085/attachments/original/1781286369/2026-06-08_Admin_Coordinator_GTA-_Contract.pdf?1781286369"]