Assistante exécutive du président-directeur général - Fédérations juives du Canada -United Israel Appeal

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Fédérations juives du Canada-UIA

A propos de Fédérations juives du Canada -United Israel Appeal (JFC-UIA) : 

Fédérations juives du CanadaL'Appel unifié pour Israël (JFC-UIA) renforce les communautés juives du Canada et l'engagement de nos fédérations et communautés juives canadiennes auprès d'Israël et des communautés d'outre-mer, en particulier grâce à des opportunités de connexion et de philanthropie accrue. 

À propos de l'opportunité 

JFC-UIA cherche à recruter un(e) assistant(e) de direction pour fournir un soutien administratif de haut niveau au président-directeur général, au directeur principal des finances et à l'ensemble des activités de notre siège social canadien. L'un des principaux aspects de votre rôle est de créer du temps et de l'espace pour le président et le directeur général en veillant à ce que le bureau fonctionne efficacement et en aidant à hiérarchiser les questions et les demandes. L'assistant(e) de direction joue également un rôle majeur dans la production des documents nécessaires aux réunions, à la gouvernance et à diverses initiatives. 

 

Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à : 

  • Gérer stratégiquement les calendriers du président-directeur général et du directeur principal des finances, en comprenant les priorités, en gérant les priorités émergentes et en jonglant avec les calendriers si nécessaire,  
  • Servir de point de contact entre le directeur général et les parties prenantes internes/externes. 
  • Responsable des éléments de l'assemblée générale annuelle et des dépôts annuels, en collaboration avec le directeur principal des finances. 
  • Faire preuve du plus haut degré de confidentialité et de discrétion lorsqu'il s'agit d'aborder des questions sensibles.  
  • Excellentes compétences informatiques et connaissance pratique de tous les programmes MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint, Teams, SharePoint). 
  • Organiser de nombreuses réunions avec des participants internes, non professionnels et externes, y compris le conseil d'administration, les directeurs généraux des fédérations et les collègues en Israël. 
  • Préparer tous les documents de réunion, rédiger les procès-verbaux, déterminer les mesures à prendre et assurer le suivi des réunions, notamment celles du conseil d'administration, du comité d'audit, du comité d'investissement et de conformité, des réunions des anciens présidents et de l'assemblée générale annuelle. Gère et suit la participation aux réunions. 
  • Mettre à jour et maintenir les contacts dans Outlook pour le PDG et contrôler tous les courriels. 
  • Gérer les appels entrants, les courriels et toute autre correspondance au nom du directeur général. 
  • Effectuer des tâches administratives générales telles que l'archivage, la photocopie et l'envoi de divers documents aux membres du conseil d'administration et des comités, y compris des bulletins d'information. 
  • Gestion du site web 
  • Traiter les cartes d'hommage aux donateurs selon les besoins 
  • Gestion des comptes Zoom  
  • Commande de toutes les fournitures de bureau 
  • Gérer la correspondance et signaler les courriels importants, supprimer ou rediriger les courriels vers le personnel approprié, répondre à la correspondance simple et surveiller la boîte de réception générale. 
  • Responsable de l'envoi des notices nécrologiques aux parties prenantes internes et externes dans le respect des paramètres définis. 

 

Qualifications 

  • Expérience confirmée et réussie en tant qu'assistant de direction ou dans une fonction comparable 
  • Compétences techniques avancées pour l'utilisation d'Outlook, de la suite Microsoft Office et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et à s'interfacer avec la technologie. 
  • Expérience de la gestion d'un site web utile 
  • Compétences rédactionnelles supérieures 
  • Expérience de travail dans un environnement de bureau avec connaissance des procédures administratives 
  • Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps - capacité à travailler de manière autonome pour respecter les délais et les priorités. 
  • Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle - capacité à travailler avec un groupe diversifié de professionnels, de donateurs et de bénévoles. 
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale 
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités de manière efficace. 
  • Intelligence émotionnelle élevée 
  • Forte capacité d'analyse avec un excellent souci du détail ; penseur stratégique 
  • Enthousiasme, créativité, innovation et capacité à s'épanouir dans un environnement en évolution rapide. 
  • Passion pour la mission de l'organisation 

 

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein.La JFC-UIA est favorable à un horaire de travail flexible, dans la limite de certains paramètres, et tous ses employés s'engagent dans un travail hybride.Compte tenu de la flexibilité offerte, on s'attend également à ce que les employés soient disponibles à des moments pressants, en dehors des heures normales, en fonction des besoins. L'engagement et la connexion sont essentiels pour soutenir la meilleure expérience des employés et nous voulons nous assurer que l'équilibre et le bien-être sont au premier plan de notre approche. En plus d'une politique de vacances généreuse, les bureaux de JFC-UIA sont fermés tous les jours saints juifs (yom tovim) et nous soutenons les fermetures anticipées des bureaux pour observer le shabbat juif.

Nous sommes impatients d'entrer en contact avec vous pour comprendre ce que vous pouvez apporter à l'équipe JFC-UIA et comment nous pouvons soutenir vos objectifs de carrière.Les candidats qualifiés sont invités à soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae avant le 5 juillet 2024, à l'adresse suivante [email protected]. Seuls les candidats invités à un entretien seront contactés. Disponibilité recherchée pour le début du mois d'août.

Engagement en faveur de l'inclusion et de l'accessibilité : 

JFC-UIA est fière de son équipe professionnelle dynamique. Nous nous engageons à créer un lieu de travail inclusif et accessible, et nous pensons que c'est essentiel pour que chaque membre de notre équipe puisse s'épanouir. Nous adhérons à des pratiques d'emploi accessibles et sans obstacles, conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d'un aménagement protégé par le code à n'importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. 

 

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Le Centre consultatif des relations juives et israéliennes (CIJA) est l'agence de représentation de Fédérations juives du Canada -UIA, représentant Fédérations juives à travers le Canada. En cliquant sur "S'inscrire", vous acceptez de recevoir des mises à jour périodiques du CIJA. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
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A propos de Fédérations juives du Canada -UIA
Fédérations juives du Canada - L'UIA renforce les liens et l'engagement des communautés et des individus juifs canadiens les uns envers les autres et envers Israël.