Titre du poste : (FCJA-Hillel) Coordinateur des opérations sur le campus
Sous la responsabilité du Directeur, Campus & Advocacy
Résumé du poste
Le titulaire de ce poste est responsable de la gestion de la saisie, de la collecte et de la mise à jour des données, ainsi que de la gestion de divers événements et projets, et des tâches administratives au sein de l'équipe Hillel. Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le directeur du service des campus et de la défense des intérêts et le directeur exécutif de Hillel pour concevoir et mettre en œuvre des systèmes et des processus de travail utiles à l'analyse des données, aux événements, à la collaboration avec les partenaires et à la construction de la communauté.
Type de poste : Permanent à temps plein
Fonctions et responsabilités
Gestion du bureau :
- Mise en place de protocoles et de procédures afin d'assurer le bon fonctionnement de Hillel.
- Gestion du calendrier de Hillel
- Réservations de la maison de Hillel et contrats avec des groupes externes
- Soutien à la gestion du budget : suivi des dépenses, vérification des contrôles, suivi des dépenses liées aux visas et organisation des rapports de dépenses, suivi des demandes de paiement.
- Entretien des bâtiments et liaison avec la sécurité
- Réservation des voyages du personnel
- Suivi des mots de passe et de l'accès au garage
- Réponse aux demandes de renseignements générales par courriel et par téléphone
- Suivi de l'inventaire et maintien de l'ordre et de l'organisation de la maison.
Gestion des données :
- Saisie des données de la base de données Hillel dans le CRM de la Fédération CJA, y compris la mise à jour des données en fonction des besoins
- Exploration des données en fonction des besoins
- Collecte des données nécessaires à l'établissement de rapports
- Soutien aux initiatives Hillel
- Saisie des listes d'inscription dans la base de données Hillel
- Extraction des listes de prospects et des rapports d'interaction réguliers
- Coordination avec l'équipe Hillel pour garantir la saisie des données en temps voulu.
Gestion des événements et des programmes :
- Y compris, mais sans s'y limiter, la réservation de salles, l'achat de nourriture et de fournitures, les contrats avec les fournisseurs, la facturation/le traitement des paiements, la gestion du calendrier et la capacité d'être présent lors d'événements de grande envergure pour aider à la logistique de l'événement
- Soutenir les programmes d'expériences immersives avec toute la logistique et la préparation des voyages (comme le traitement des paiements, la préparation du classeur avant le voyage, la collecte d'informations auprès des participants, etc.
- Demandes de subventions et gestion, sous la supervision du directeur, campus et plaidoyer, et en collaboration avec l'équipe Hillel.
Éducation, connaissances et aptitudes
- Diplôme universitaire dans un domaine pertinent
- Expérience dans la gestion de programmes, de données et d'événements
- Souci du détail, esprit d'initiative et capacité à travailler avec un minimum de supervision ou de conseils et d'instructions générales
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler avec d'autres professionnels
- A l'aise avec les horaires irréguliers (en dehors des heures de travail habituelles)
- Forte connaissance de la communauté juive de Montréal
- Forte éthique de travail, sens de l'organisation et capacité à travailler dans un environnement multitâche
- Connaissance de la suite MS Office et de Monday.com
Procédure de demande d'emploi
Les candidats intéressés peuvent soumettre leur curriculum vitae au département des ressources humaines, par courrier électronique, à l'adresse suivante [email protected]..
