Administrateur
The Vancouver Holocaust Education Centre (VHEC) 50-950 West 41st Avenue, Vancouver BC
L'OPPORTUNITÉ
Le VHEC recherche activement un administrateur compétent et dynamique pour rejoindre notre équipe dévouée en janvier 2025. Cette fonction essentielle implique un engagement d'environ 36,5 heures par semaine.
En tant qu'administrateur, vous jouerez un rôle essentiel dans le maintien de l'efficacité globale de notre organisation en supervisant des domaines clés tels que la gestion du bureau, la réception, la programmation des programmes scolaires et diverses tâches administratives essentielles. Vos contributions soutiendront directement notre mission d'éducation à l'Holocauste et aux droits de l'homme, faisant de vous un membre inestimable de notre équipe. Si vous êtes un professionnel motivé et soucieux du détail, passionné par l'idée d'avoir un impact positif, nous vous invitons à poser votre candidature et à jouer un rôle clé dans la mission du VHEC.
RESPONSABILITÉS
Sous la responsabilité du directeur général adjoint, l'administrateur sera chargé des tâches suivantes :
Gestion du bureau
- Être le principal responsable de l'ouverture et de la fermeture du VHEC
- Veiller à ce que les espaces publics, y compris les zones d'exposition, la bibliothèque, la salle de restauration et la réception, soient propres et bien rangés, en mettant en œuvre des mesures proactives pour une gestion efficace du bureau
- Coordonner le calendrier du bureau, la réservation des salles et l'organisation des réunions internes, et l'organisation des réunions internes
- Dépanner l'équipement de bureau et assurer la liaison avec les consultants informatiques pour la maintenance régulière et les questions provisoires
- Mettre à jour les manuels (administratifs, techniques, de sécurité) selon les besoins
- Assurer le stockage et la destruction programmée des dossiers administratifs (sur site et hors site)
- Rédiger les procès-verbaux des réunions du personnel et d'autres réunions si nécessaire
- Mettre à jour et entretenir de manière autonome la liste des destinataires de MailChimp
Réception
- Servir de point de contact initial essentiel entre le VHEC et le grand public
- Être la principale personne chargée de répondre au téléphone, de vérifier la messagerie vocale et de modifier les messages sortants si nécessaire
- Veiller à ce que toutes les interactions par téléphone et par courrier électronique soient professionnelles et positives,
- Répondre aux demandes de renseignements par courriel sur [email protected] et transmettre les demandes spécialisées au personnel approprié
- Gérer le courrier, y compris l'envoi de cartes d'hommage selon les spécifications du donateur
- Informer le personnel chargé du développement des dons importants et envoyer les lettres de remerciement correspondantes
Services aux visiteurs
- Assurer l'accueil des clients et des visiteurs, en garantissant un environnement accueillant pour tous les visiteurs
- Ouvrir et fermer quotidiennement les expositions et le matériel d'exposition
- Suivre les visiteurs quotidiens et enregistrer les chiffres relatifs aux visiteurs
- Gérer les ventes de billets et les RSVP pour les événements, y compris les programmes virtuels
- Aider à la signature et à la recherche des livres de la bibliothèque en l'absence du bibliothécaire
- S'occuper des ventes de livres (en personne et en ligne), encaisser les paiements et mettre à jour l'inventaire en conséquence
- Aider les bénévoles de la restitution de l'Holocauste à certifier les documents de restitution et à s'occuper des clients.
Tâches liées à la base de données
Utilisation de Raiser's Edge :
- Collaborer avec l'administrateur financier pour mettre à jour et maintenir la base de données des donateurs
- Programmer des rappels pour les dons récurrents et traiter les contributions mensuelles et annuelles
- Enregistrer et traiter les paiements des dons
- Créer des listes de donateurs ciblés pour les campagnes, les événements et les publications
- Générer, imprimer et envoyer les reçus fiscaux
Autres tâches :
- Examiner et vérifier les formulaires de remboursement soumis par les membres de l'équipe
- Contrôler les calendriers de paiement pour s'assurer que les fournisseurs sont payés rapidement
- Imprimer et envoyer des cartes d'hommage à l'aide de la base de données FileMaker
- Mettre à jour et maintenir la base de données FileMaker
Tâches financières légères
- Coordonner les signataires de chèques autorisés, le cas échéant, et préparer, rédiger et envoyer les chèques
- Servir d'appui à l'administrateur des finances pour recevoir et classer les factures, préparer le codage de base
- Gérer, suivre et rapprocher la petite caisse, fournir des rapports mensuels à l'administrateur des finances
- Traiter les transactions par carte de crédit
- Préparer et envoyer les lettres et les relevés de rappel de la dotation annuelle et des promesses de dons pluriannuelles.
Réservations
- Servir de premier point de contact pour les demandes de visites scolaires et de conférenciers
- Gérer la programmation des prêts de ressources pédagogiques, y compris les séries de livres et les kits de découverte
- Coordonner les inscriptions et envoyer les confirmations pour les programmes de symposiums et les conférences d'enseignants gérés par le VHEC
- Fixer des rendez-vous pour soutenir les services aux survivants et le bénévole chargé de la restitution de l'Holocauste
- Aider à la supervision des programmes scolaires, assurer une logistique sans faille pour l'arrivée des guides, des conférenciers et des écoles, mettre en place le matériel et gérer les paiements
- gérer la programmation des visites scolaires et tenir à jour le calendrier de réservation des visites scolaires
Approvisionnement
- Commander des fournitures pour le bureau, la cuisine, la bibliothèque et les archives, les expositions, etc.
- Informer le concepteur de tout besoin particulier en matière de papeterie
- Réapprovisionner l'inventaire de la librairie en fonction des besoins.
Autres tâches
- Effectuer d'autres tâches raisonnablement nécessaires.
RÉMUNÉRATION
Le salaire sera compris entre 50 000 et 60 000 dollars F/T par an et sera proportionnel à la formation et à l'expérience.
AVANTAGES ET PERCES
- Ensemble d'avantages compétitifs
- 10 jours de santé par an
- Fermeture anticipée le vendredi
- 2 semaines de vacances
- Fermeture pour les vacances de décembre (1 semaine)
- Observation des fêtes juives en plus des jours fériés (jusqu'à 10 jours de congés payés supplémentaires par an)
À PROPOS DE VOUS
Vous êtes un professionnel expérimenté, titulaire d'un diplôme de premier cycle, prêt à mettre vos compétences au service de l'action du VHEC. Vous avez 2 à 3 ans d'expérience confirmée dans l'administration et la gestion de bureau et vous possédez d'excellentes compétences en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Maîtrisant divers logiciels, notamment la suite Microsoft Office, des outils d'administration de bureau et des systèmes de base de données tels que Raiser's Edge, vous faites preuve de solides compétences informatiques. Connu pour votre capacité à respecter les délais et à gérer efficacement des tâches multiples, vous avez le souci du détail et êtes à l'aise avec la technologie.
Votre sens de l'organisation vous permet de coordonner sans effort les calendriers des bureaux, d'assister le personnel de direction et de garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes. Soucieux d'apporter un soin exceptionnel aux clients, vous excellez dans les tâches de réception, accueillant les visiteurs avec chaleur et professionnalisme. Vos compétences interpersonnelles sont inégalées, ce qui vous permet d'entretenir des relations positives avec le personnel, les bénévoles, les fournisseurs et les partenaires du programme. Engagé dans le travail d'équipe, l'écoute active, la communication empathique et la résolution des conflits, vous apportez une approche professionnelle à toutes les interactions. Les tâches administratives et de bureau sont votre point fort, soutenant à la fois les opérations quotidiennes et la planification à long terme. Une expérience ou un intérêt pour l'éducation et la programmation des musées est un atout, de même qu'un engagement à promouvoir les droits de l'homme et la justice sociale.
EXPÉRIENCE
- Un minimum de 2 à 3 ans d'expérience pratique dans l'administration et la gestion de bureau.
- Une licence, de préférence en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe, serait un atout.
- Expérience dans la gestion de bases de données de donateurs (de préférence).
- Expérience dans le secteur de l'éducation ou des organisations à but non lucratif (de préférence).
COMPÉTENCES
- Suite MS Office, en particulier Outlook, Word et Excel
- Excellente maîtrise de l'anglais oral et écrit
- Vitesse de frappe précise d'au moins 35 mots par minute
- Plateformes de gestion de projets (Asana, par exemple)
- Systèmes de gestion de fichiers (FileMaker Pro, par exemple) - Plateforme et équipement de paiement Square - Gestion de bases de données de donateurs (Raiser Edge, par exemple) FileMaker Pro)
- Plateforme et équipement de paiement Square
- Gestion de base de données de donateurs (ex : Raiser's Edge)
- Plateforme de marketing par courriel (ex : MailChimp)
- MS Teams ou logiciel de vidéoconférence similaire
- Éditeurs PDF
- Saisie précise de données
- Gestion de l'agenda Google
- Dépannage informatique de base
APTITUDE & DISPOSITION
- Compétences interpersonnelles et de communication
- Respectueux
- Souci du détail
- Capacité d'adaptation
- Éthique et intégrité
- Sang-froid et maturité émotionnelle
- Volonté d'apprendre
- Travail d'équipe et collaboration
- Initiative
- Souci du client
COMMENT CANDIDATER
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous serions ravis de vous connaître !
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV dans un seul fichier à l'adresse suivante [email protected]en précisant "Administrateur" dans l'objet du message. Les candidatures seront acceptées jusqu'à ce que le poste soit pourvu.
Votre candidature sera traitée avec la plus grande discrétion et la plus grande confidentialité. Tous les candidats recevront une réponse automatique par courrier électronique confirmant la réception de leur candidature. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés pour un entretien seront contactés.
Le VHEC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et encourage les candidatures des groupes fédéraux d'équité en matière d'emploi : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles.
Nous remercions sincèrement tous les candidats pour l'intérêt qu'ils portent au VHEC.
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